Zarządzanie łańcuchem dostaw towarów do sklepów w centrach handlowych_2/4

Jak należy postępować w przypadku zwrotów, reklamacji bądź innych problemów związanych z dostarczeniem towaru?

Pierwszą i podstawową sprawą w przypadku zwrotów bądź reklamacji jest zapoznanie się z umową podpisaną przez Dostawcę a Siecią, w umowie możemy odnaleźć szereg zapisów i instrukcji dotyczących zwrotów, reklamacji, kar płynących z niepoprawności realizacji zamówień oraz wydłużenia terminów płatności z powodu anomalii w dostawie. 

Częstą praktyka stosowaną przez dużych odbiorców jest tzw. „Dostawa Warunkowa”, która oznacza że kontrola szczegółowa odbędzie się bez obecności przedstawiciela dostawcy. Procedura ta znacznie utrudnia rozpatrzenie reklamacji, a wręcz zmusza Dostawcę do bezkrytycznego uznania roszczenia. Dobrą praktyką jest skanowanie towarów na „wyjściu” co daje dostawcy „punkt zaczepienia” w rozmowach z Odbiorcą. 

Podczas obsługi reklamacji ważnym elementem jest zapoznanie się z dokumentacją dostawy oraz ustalenie czy Odbiorca zgłosił reklamacje w formie pisemnej, należy także zwrócić szczególną uwagę na zapisy w umowie dotyczące terminów rozpatrzenia reklamacji po to, aby z przyczyn formalnych jak np.: przekroczenie terminu rozpatrzenia nie doprowadzić do konieczności uznania roszczenia.